Olen viime aikoina mietiskellyt paljon ylioppilaskunnan toiminnanohjausta, sillä olen syksyn mittaan vetänyt ensi vuoden suunnitteluprosessia. AYY:n keskustoimiston porukan työajasta todella huomattava osa on syksyllä kulunut ensi vuoden toiminnan suunnitteluun, mikä on luonnollisesti vaikuttanut siihen, miten paljon “tehollista työaikaa” on ollut käytettävissä tänä vuonna ajankohtaisten asioiden edistämiseen.
Ylioppilaskunnan hallitus suunnittelee syksyisin seuraavaa vuotta kolmella eri rintamalla: ylioppilaskunnan oman toimintasuunnitelman, ylioppilaskunnan ja yliopiston yhteistyön sekä SYL:n toimintasuunnitelman puitteissa. Näistä AYY voi lyhyellä aikavälillä helpoimmin vaikuttaa siihen, miten oma toiminnansuunnittelumme hoidetaan.
Suuri ongelma AYY:n tosuprosessissa on tällä hetkellä se, ettei prosessia ole vakioitu. Standardoitua tosuprosessia ei ylioppilaskunnan alkuvuosina ole toiminnan etsiessä asentoaan määritelty, joten joka vuoden hallitus on laatinut tosun vaihtelevasti päätetyn mallin mukaisesti.
Standardoimaton toimintasuunnitelmaprosessi tarjoaa tietenkin paljon liikkumavaraa kulloisenkin vuoden hallitukselle, mutta siihen sisältyy myös kaksi huomattavaa ongelmaa:
- Toiminnan pitkäjänteinen ohjaus ei toteudu, kun toimintasuunnitelmalla ja strategialla ei ole vahvaa linkkiä
- Resursseja hukataan, kun hallitus keksii sekä suunnitteluprosessin että toiminnan tavoitteiden osalta pyörää uusiksi vuosittain
Ylioppilaskunta on tällä hetkellä hiukan kärjistäen tuuliajolla, kun toimintaa suunnataan joka vuosi uudelleen. Toimijoiden on tällaisessa epävarmuuden tilassa vaikeaa olla varmoja siitä, mihin kannattaisi keskittyä: toiminnan ala on laaja (sisältäen niinkin erilaisia asioita kuin edunvalvontaa, tapahtumia, tuotemyyntiä ja asuntoja), ja pitkäjänteisten kehityspainopisteiden näkeminen on vaikeaa.
Avainsana ongelman ratkaisemiseen on strategia. AYY:n tämänhetkinen strategia onnistuu kuvailemaan ylioppilaskunnan nykytilaa ja vahvuuksia, mutta epäonnistuu kahdessa tärkeässä asiassa, eli ylioppilaskunnan tärkeimpien ydintoimintojen määrittelyssä sekä tulevaisuuden kehityssuuntien konkreettisessa avaamisessa.
Torstaina kävimme edustajiston kokouksessa lähetekeskustelun hallituksen luonnoksesta ylioppilaskunnan ensi vuoden tavoiteohjelmaksi. Edarilta tuli vahva signaali siitä, että ylioppilaskunnan strategian päivittämiseen olisi ryhdyttävä, mikä on mielestäni erinomainen asia. Strategian päivittäminen on kuitenkin hyödytöntä, jos sitä ei onnistuta toimeenpanemaan järjestelmällisesti useampana perättäisenä vuotena. Strategiasta onkin rakennettava vahva linkki vuosittaiseen toiminnansuunnitteluun.
Suuri syy siihen, miksi nykyinen strategia on epäonnistunut toiminnan ohjaamisessa on se, ettei sen huomioimista ole leivottu vuosittaiseen toimintasykliin sisään. Kun ylioppilaskunnan toimeenpanevat toimijat vaihtuvat vuosittain, on luonnollista ettei edellisinä vuosina päätettyihin tavoitteisiin lähtökohtaisesti ole vahvaa sidettä. Strategian on oltava niin kiinteä ja luonnollinen osa suunnitteluprosessia, ettei sen ohittaminen ole tiedostamatta mahdollista. Side tulee prosessista.
Siinä missä edari määrittelee nykyisin joka syksy seuraavan vuoden painopisteet, tulisi jatkossa määritellä tietoisesti useamman vuoden kehityskohdat kerrallaan. Aiemmin laaditun strategian ollessa voimassa, voitaisiin syksyllä yksinkertaisesti vahvistaa aiemmin laaditut tavoitteet. Vuoden alussa keskustoimistolla puolestaan käytäisiin hallitusohjelmaa laadittaessa keskustelua lähinnä siitä, miten monivuotisia tavoitteita voitaisiin alkavana vuonna parhaiten edistää aiempina vuosina otetut edistysaskeleet huomioiden.
Vahva monivuotinen strategia vastaisi molempiin nykysysteemin aiheuttamiin ongelmiin. Ylioppilaskunnan keskustoimiston syyskauden “hyötysuhde” paranisi, kun syksyisin seuraavan vuoden toimintaa suunniteltaessa lähdettäisiin vanhoista tavoitteista ja niiden edistämisestä liikkeelle uusien määrittelemisen sijaan. Toisaalta toiminnan pitkäjänteisyys paranisi kertaheitolla: kun tavoitteet valitaan useammalle vuodelle kerrallaan, voidaan odottaa suurempien konkreettisten vaikutusten toteutuvan ajan kuluessa.
Alkuvuonna on tarkoitus nimittää strategiatyöryhmä näitä pohdiskeluja jatkamaan. Tsemppiä valittavalle porukalle jo näin etukäteen – tässä on kova vaikuttamisen paikka!
-Heikki K