Mitä pääsihteeri tekee työkseen? No, yksi tärkeimmistä tehtävistä lienee henkilöstöhallinto ja erityisesti ylioppilaskunnalle luonteenomaisesta suhteellisen nopeasta henkilöstön vaihtumisesta johtuva rekrytointiprosessien toteuttaminen.
Hallinto-ohjesäännön mukaan pääsihteeri johtaa ylioppilaskunnan aatteellista toimintaa ja sen henkilöstöä (hallinto-ohjesäännössä käytetään vielä termiä “järjestötoiminta”) ja hallitus puolestaan valvoo pääsihteerin toimintaa ja on pääsihteerin esimies. Edelleen samaisessa ohjesäännössä todetaan, että järjestötoiminnan vakituiset työntekijät ottaa ja vapauttaa tehtävistään ylioppilaskunnan hallitus pääsihteerin esityksestä. Käytännössä määräaikaiset (kausi-)työntekijät ja siviilipalvelusvelvolliset voi pääsihteeri palkata itsenäisesti, mutta näissäkin kohdin hallitus pidetään tietoisena uusista rekrytoinneista.
Ylioppilaskunnan aatteellisessa toiminnassa on tällä hetkellä porukkaa töissä seuraavasti (n. 20 kokoaikaista, n. 5 osa-aikaista, 3 siviilipalvelusvelvollista), nämä henkilöt työskentelevät Keskustoimistossa, Otaniemen palvelupisteessä, Arkistossa, Arabianrannan toimistossa ja Aatteella; lisäksi Töölön palvelupisteellä on töissä joukko talousjohtajan rekrytoimia osa-aikaisia henkilöitä. Tällä hetkellä henkilöstön “palvelusaika” vaihtelee viikosta 47 vuoteen – pisimpään ylioppilaskunnassa työskennellyttä Tuula Ilmestä Otakaaren palvelupisteellä muistettiin ison toimijajoukon voimin viime torstaina 47 ilmapallolla kuluneista mainioista vuosista.
Keskustoimiston porukalla on nopein vaihtuvuus, joka on erityinen haaste mutta myös mahdollisuus toiminnan järjestämisessä – jatkuva perehdyttäminen vie organisaation resursseja, mutta uusien henkiöiden mukanaan tuomat uudet ideat ja uusi into ajaa opiskelijoiden etua vahvistaa ylioppilaskunnalle ominaista luonnetta jatkuvasta uudistumisesta ja oman toimintansa kyseenalaistamisesta. AYY:lle on myös ominaista – ja ehkä jopa erityistä Suomen ylioppilaskuntakentässä – suhteellisen laaja kirjo opintotaustoissa: ylioppilaskunnassa on töissä asiantuntijoita ja tuottajia mm. Aalto-yliopistosta, Helsingin yliopistosta, Turun yliopistosta, Jyväskylän yliopistosta ja Sibelius-Akatemiasta.
Miten ylioppilaskunta sitten rekrytoi? Voisi sanoa, että aikamoinen rutiini alkaa jo löytyä ja vanhat hyvin tehdyt pohjat ovat ystäviä. Kun tulee tieto jonkin paikan avautumisesta käydään ensin keskustelu hallituksessa ja sektorilla mikä on henkilöstön tarve ja millaista osaamista tällä kertaa ylioppilaskunta tarvitsee. Tämän jälkeen hallitus “julistaa” toimen avoimeksi ja pääsihteeri ja sektori laativat hakuilmoituksen, joka julkaistaan ylioppilaskunnan omilla foorumeilla ja useimmiten myös ulkopuolisissa palveluissa kuten mol.fi:ssä ja Aalto Career webissä.
Hakuilmoituksessa yleensä annetaan yhteystiedot, keneltä voi kysellä lisätietoa avoimesta paikasta ja tätä mahdollisuutta potentiaaliset hakijat jonkin verran käyttävätkin. Toimistolla yleinen kysymys pääsihteerille haun ollessa auki, on: “Onko jo paljon hakemuksia?” Havaitsemani piirre näissä tehtävissä kuitenkin on, että valtaosa hakemuksista tulee viimeisen hakuvuorokauden aikana… Haun päätyttyä pääsihteeri ja sektorin hallitusvastaavasta ja kolmannesta henkilöstä (hallituksen jäsen tai mahdollisesti toimensa jättävä asiantuntija) käy läpi hakemukset ja päättää haastatteluun kutsuttavista, joita on yleensä neljästä kuuteen.
Haastattelujen jälkeen pääsihteeri vie palkkauksen hallituksen päätettäväksi haastattelukokoonpanon esityksen mukaisena. Tähän asti tällainen kolmen hengen kokoonpano on päässyt hyvin yksimielisyyteen siitä, kuka olisi kokonaisarviointiin perustuen mainio valinta uudeksi lisäksi ylioppilaskunnan työyhteisöön. Olen AYY:n olemassa olon aikana johtanut n. 20 rekrytointia, joihin on tullut yhteensä 250 hakemusta. Ylipäänsä voisi todeta, että verrattuna esimerkiksi Teknillisen korkeakoulun ylioppilaskuntaan on hakijoiden määrässä ja kokemuksen monipuolisuudessa ollut selvä kasvu – johtuneeko siitä, että voimme ratsastaa vielä Aallon uudistuvalla maineella?
Siviilipalvelusvelvollisia on ylioppilaskunnalla tällä hetkellä kolme – IT-tukihenkilö, AD ja kiinteistöapulainen. Myös sivareita on Aalto-aikana saatu jouhevasti. Toisin kuin työsuhteisilla henkilöillä on haku siviilipalveluksen suorittamiseen “koko ajan auki” eli pääsihteeriin voi olla yhteydessä siviilipalveluksensa suorittamisesta milloin tahansa, ainoat rajoitteet ovat, että käytännöllisistä syistä mahdollinen aloitusaika riippuu siitä, milloin edellinen siviilipalvelusvelvollinen lopettaa palveluksensa ylioppilaskunnassa. Siviilipalvelusvelvollisten valinnassa pääsihteeri ja sektorin työntekijä haastattelevat hakijan ja mikäli tämä vaikuttaa tehtävään sopivalta voidaan paperit tehdä varsin nopeastikin.
Seuraava rekrytointi onkin edunvalvonta-asiantuntijan opintovapaan sijaisen valinta – haku aukeaa näinä päivinä.
Teemu Halme
pääsihteeri